Thông tư số 01/2020/TT-BTP hướng dẫn về chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng giao dịch

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 23/2015/NĐ-CP NGÀY 16 THÁNG 02 NĂM 2015 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ VÀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch và thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo.

Điều 2. Giải quyết yêu cầu chứng thực

1. Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại các điều 21, 33 và 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.

Điều 3. Ban hành và sử dụng mẫu lời chứng chứng thực

Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản của từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản.

Điều 4. Cách ghi số chứng thực

1. Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ: ông A yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 (ba) loại giấy tờ: chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực khác nhau cho 03 (ba) loại giấy tờ.

2. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ 1: Ông Trần Văn H yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành 02 (hai) số chứng thực khác nhau. 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.

Ví dụ 2: Bà Lê Thị B yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch (theo mẫu chữ ký người dịch đã đăng ký với Phòng Tư pháp) đối với 03 (ba) loại giấy tờ: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi 01 (một) số chứng thực. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực, không được ghi gộp 03 (ba) việc thành 01 (một) số chứng thực cho một người.

3. Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Ví dụ: ông Lê Văn H và bà Nguyễn Thị M yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng thuê cửa hàng.

Điều 5. Lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch

1. Sau khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu.

Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.